Asistente de IA (EXM WS Assistant)

EXM WS Assistant es el asistente de IA de WorkFlow. Le preguntas en español, como a un compañero, y te responde con los pasos del manual o con datos reales de la plataforma. Lo puede usar cualquier persona de la empresa: administradores, gerentes, supervisores y técnicos.

Dónde está: el robot de la barra superior, junto al teléfono y las notificaciones (/). Al hacer clic se abre una columna a la derecha; la pantalla en la que estabas sigue a la vista.

Qué le puedes pedir

Tipo de pregunta	Ejemplos
Cómo se hace algo	«¿Cómo pongo un ticket en pausa?», «¿Por qué no me deja cerrar el ticket?», «¿Cómo solicito una refacción?»
Datos generales	«Tickets abiertos por agente», «¿Cuántos servicios dimos este mes?», «¿Qué técnico tuvo más horas extra la semana pasada?»
Datos específicos	«¿Cuántas refacciones tiene pendientes por entregar Juan?», «¿Cuántos servicios le hemos dado a Grupo Acme este año?», «¿En qué va el TK-00123?»
Abrir pantallas	«Ábreme el ticket TK-00123», «Llévame a jornadas»
Reportes (administrador y gerente)	«Créame un reporte de refacciones por técnico», «Agrégale al reporte de Campo una gráfica de visitas por mes», «Cambia el periodo del reporte de Soporte a este mes»

Las respuestas de datos llegan con una tarjeta (tabla o ficha). En las tablas, el primer dato de cada renglón abre el registro en WorkFlow.

Cómo usar el asistente

1. Clic en el robot de la barra superior.
2. Escribe tu pregunta y presiona Enter (con Shift + Enter haces un salto de línea), o elige una de las sugerencias.
3. Mientras contesta, el robot «piensa» y el panel dice qué está consultando. Si escribes otra pregunta, se envía al terminar la anterior.
4. Para empezar de cero, clic en Nueva conversación (el borrador). Con Ampliar el panel se hace más ancho.

El asistente entiende «este ticket», «esta tarea» o «este cliente»: se refiere al registro que tienes abierto en pantalla.

Qué datos ve el asistente

El asistente consulta con tus permisos: ve exactamente lo que tú puedes ver en WorkFlow.

• Un técnico (rol agente) solo ve sus tareas, sus visitas y sus refacciones, y los tickets de su área o que tiene asignados.
• Un supervisor o gerente ve lo de su equipo (las personas que dependen de él).
• El administrador ve todo.
• Los importes de costos (tarifa por hora, costo de campo) solo los ven administrador y gerente, igual que en las pantallas.

El asistente no cambia nada de la operación: no crea, cierra ni borra tickets, tareas o refacciones. Si se lo pides, te explica cómo hacerlo y te abre la pantalla.

Cómo crear o modificar un reporte con el asistente

Solo administradores y gerentes (los mismos que pueden diseñar páginas de reportes).

1. Pídele lo que quieres ver, por ejemplo: «Créame un reporte de campo con las visitas por técnico, las refacciones por entregar y las horas extra del mes».
2. El asistente arma los widgets, los prueba con datos reales y te muestra una vista previa: nombre, periodo, quién lo ve y qué muestra cada widget.
3. Revisa la vista previa y clic en Sí, crear (o responde «sí»). Si quieres otra cosa, dilo («quita la dona», «que lo vean también los supervisores») y te muestra una nueva vista previa.
4. Al terminar te ofrece abrir la página.

Para modificar una página existente, nómbrala: «En el reporte de Soporte cambia la gráfica de tickets por área a barras apiladas por prioridad». Primero te muestra el antes y el después y espera tu confirmación. Puede agregar, cambiar, acomodar y quitar widgets, y cambiar el nombre, el periodo, quién la ve y si sale en el menú. No borra páginas completas.

Límite diario de uso

Cada usuario tiene un límite diario de uso de la IA. La barra pequeña junto al cuadro de texto muestra cuánto llevas del día.

• Lo que pediste siempre se termina, aunque esa respuesta te haga pasar el límite.
• A partir de ahí, la siguiente pregunta te avisa que llegaste al límite y a qué hora se renueva (a las 00:00).
• El administrador ve cuánto usa cada persona en Configuración → General → Asistente de IA.

Cómo apagar o encender el asistente

Solo el administrador.

1. Menú lateral → Configuración → Configuración (/configuracion), sección General.
2. En la tarjeta Asistente de IA, marca o desmarca Mostrar el asistente a todos los usuarios de la empresa.

Apagado, el robot desaparece para todos.

Errores frecuentes

• «Llegaste al límite diario de uso del asistente»: ya usaste tu límite del día. Se renueva a las 00:00; mientras, puedes consultar este manual.
• «Tu sesión expiró. Vuelve a iniciar sesión.»: tu sesión de WorkFlow se cerró (por ejemplo, porque entraste desde otro navegador). Inicia sesión de nuevo.
• «Demasiados mensajes en un minuto; espera un momento.»: mandaste más de 20 mensajes en un minuto.
• No veo el robot: el administrador apagó el asistente, o el servicio no está disponible en este momento. El resto de WorkFlow funciona igual.

Preguntas frecuentes

¿El asistente puede equivocarse?

Sí. Los datos salen de WorkFlow, pero la IA puede interpretar mal una pregunta ambigua. Revisa las cifras importantes en la pantalla correspondiente; la tarjeta te lleva a ella.

¿Guarda mis conversaciones?

No en el servidor. La conversación vive en tu navegador mientras la pestaña está abierta.

¿Por qué me dice que no encontró a una persona o un cliente?

Porque no existe con ese nombre o no lo puedes ver con tu rol. Prueba con otra parte del nombre.