Equipos de clientes

Aquí se lleva el parque instalado de tus clientes: cada equipo con su número de serie, garantía, contrato, plan de mantenimiento preventivo, documentos y la línea de tiempo de lo que se le ha hecho. Con el equipo ligado al ticket, el técnico llega sabiendo qué va a atender. La pantalla se titula Activos. La usan administradores, gerentes y supervisores.

Dónde está: menú lateral → Organizaciones → Equipos de clientes (/activos).

Recorrido por la pantalla

Parte	Para qué sirve
Nuevo activo	Abre el formulario de alta.
Aviso de mantenimiento	Aparece si hay preventivos vencidos (en rojo: «… con el mantenimiento preventivo vencido») o en los próximos 30 días (en ámbar). Lista hasta 5 equipos y trae el botón Generar tareas de mantenimiento.
Aviso de documentos	«N documentos vencidos o por vencer»: pólizas, garantías y otros papeles que vencen en 30 días o ya vencieron. Clic en uno abre su equipo.
Buscar por nombre, serie o modelo…	Búsqueda por texto.
Todas las organizaciones	Filtra por cliente.
Todas las marcas / Todas las ubicaciones	Filtros que aparecen cuando hay marcas o ubicaciones en el catálogo.
Tabla	Nombre, Serie, Modelo (marca y modelo), Ubicación, Garantía (verde si vigente, rojo «Venció …» si no), Próx. mantenimiento (rojo si ya pasó) y Estado. Clic en una fila abre la ficha del equipo.

Cómo dar de alta un equipo

1. Clic en Nuevo activo.
2. Escribe el Nombre (obligatorio) y, si quieres, el Tipo (compresor, laptop…).
3. Elige Marca, Modelo y Ubicación del catálogo. Si no está, usa el botón + junto al campo, escribe el valor y confirma: queda guardado en el catálogo.
4. Escribe el Número de serie.
5. Elige la Organización * dueña del equipo (obligatoria).
6. Opcional: en Contrato que lo cubre, elige un contrato de esa organización o Sin contrato.
7. Elige el Estado: Activo, En reparación, En almacén o Baja.
8. Captura la garantía (ver la sección siguiente) y el mantenimiento (ver más abajo).
9. Opcional: Técnicos responsables (el primero es el principal), campos personalizados y Notas.
10. Clic en Guardar.

Queda registrado en el historial del equipo como «Activo dado de alta».

Cómo capturar la garantía

Tienes dos formas:

• Por plazo: llena Meses de garantía y Inicio de garantía (o solo Fecha de compra / factura). Garantía hasta se calcula sola y se muestra con la marca «(calculada)».
• Por fecha: deja vacío Meses de garantía y escribe la fecha en Garantía hasta.

Si hay meses y fecha de arranque, siempre gana el cálculo. Si no hay Inicio de garantía, el cálculo parte de la Fecha de compra / factura.

Cómo programar el mantenimiento preventivo

1. Edita el equipo.
2. Escribe Mantenimiento cada (días) (de 1 a 3650).
3. Escribe la fecha del Último mantenimiento.
4. Clic en Guardar.

Próx. mantenimiento se calcula como último mantenimiento + los días indicados. Sin alguno de los dos datos no hay fecha de próximo mantenimiento.

Cómo generar las tareas de mantenimiento

1. Cuando aparezca el aviso de mantenimiento, clic en Generar tareas de mantenimiento.
2. Lee el resultado: «Se crearon N tareas de campo.» o «No hacía falta crear ninguna: ya tienen tarea abierta.».

Por cada equipo con preventivo vencido o en los próximos 30 días se crea una tarea de campo «Mantenimiento preventivo · (nombre del equipo)», programada para la fecha del próximo mantenimiento, ligada al equipo y con su serie y ubicación en la descripción. Las tareas nacen sin técnico asignado: asígnalas desde Tareas o el Tablero de despacho. No se crea una segunda tarea si el equipo ya tiene una pendiente o en proceso para ese mismo día. Los equipos en Baja no entran.

Cómo consultar la ficha de un equipo

1. Clic en la fila del equipo.
2. Arriba ves Serie, Modelo, Ubicación, Garantía hasta (con los meses), Fecha de compra / factura, Próx. mantenimiento, Estado, Técnicos responsables (el principal con la marca Principal) y los campos personalizados.
3. Debajo, las secciones Documentos, Refacciones instaladas e Historial.
4. Clic en Editar para cambiar datos o en Cerrar para salir.

El Historial junta en una sola línea de tiempo, de lo más nuevo a lo más viejo:

Marca	Qué es
Ticket	Un ticket ligado al equipo (folio y asunto, con enlace).
Visita	Una tarea de campo ligada al equipo.
Otras (por ejemplo Alta, Documento, Preventivo programado)	Eventos del equipo: alta, documentos adjuntados, preventivos generados.

Cómo adjuntar un documento al equipo

1. Abre la ficha del equipo.
2. En Documentos, clic en Adjuntar y elige el archivo (máximo 25 MB).
3. En el recuadro que aparece, elige el Tipo (Póliza, Factura, Carta responsiva, Garantía, Certificado, Manual, Foto, Otro o los que tu empresa haya agregado).
4. Opcional: Referencia (número de póliza o de factura).
5. Si el tipo caduca, aparece Vence el: escribe la fecha.
6. Clic en Guardar documento (o Descartar para no guardarlo).

El documento queda en la lista con su tipo, referencia y tamaño, y en el historial del equipo. Si tiene vencimiento, muestra una marca: «Venció …» (rojo), «Vence hoy» o «Vence en N d» (ámbar, a 30 días o menos) o la fecha.

Si el tipo que necesitas no existe, clic en + (Añadir un tipo de documento) junto al Tipo, escribe el nombre, marca Tiene vigencia (caduca) si aplica y clic en Añadir.

Cómo renovar o corregir un documento

1. En la lista de Documentos, clic en el ícono de lápiz (Editar).
2. Cambia Tipo, Referencia o Vence el.
3. Clic en Guardar.

Para descargarlo, clic en su nombre o en el ícono de descarga. Para borrarlo, clic en el ícono de bote y confirma: «El archivo se borra del equipo y no se puede recuperar.».

Reglas que conviene conocer

• Todo equipo tiene organización. Para llevar el inventario propio, da de alta tu empresa como organización.
• El número de serie no se puede repetir dentro de tu empresa.
• Contrato que lo cubre solo ofrece contratos de la organización elegida. Al cambiar la organización se borra el contrato elegido.
• Al cambiar de marca se borra el modelo elegido.
• Las ubicaciones que se ofrecen son las de la organización elegida más las generales.
• La pantalla no tiene botón para borrar equipos. Para retirarlo, cámbialo a Baja.
• La lista muestra hasta 100 equipos. Usa la búsqueda o los filtros para encontrar uno concreto.
• Crear, editar, adjuntar y generar preventivos lo puede hacer un administrador, gerente o supervisor.

Errores frecuentes

• «Ya existe un activo con el número de serie …»: esa serie ya está registrada en otro equipo. Búscala con Buscar por nombre, serie o modelo….
• «Da de alta una organización primero. Tu propia empresa también va aquí, si quieres llevar su inventario.»: no hay organizaciones. Crea una en Organizaciones.
• «No se pudo subir el archivo (¿supera 25 MB?).»: el archivo pasa de 25 MB o falló la subida.
• El botón Guardar no se activa: falta el Nombre, la Organización o un campo personalizado obligatorio («Falta: …»).

Preguntas frecuentes

¿Cómo ligo un equipo a un ticket?

Al crear o editar el ticket se elige el equipo entre los de la organización del usuario. Un ticket no se puede ligar al equipo de otro cliente: sale «El equipo «…» pertenece a otro cliente».

¿Dónde administro las marcas, modelos y ubicaciones?

En Configuración → Catálogos de equipo. Ver Catálogos y documentos de equipo.