Formularios

En Formularios defines qué captura el técnico en campo (la evidencia de una tarea) y qué pide el portal al cliente cuando abre un ticket. Cada formulario se versiona: al publicar cambios nace una versión nueva y lo capturado antes conserva la versión con la que se llenó. Solo el administrador entra a esta sección.

Dónde está: menú lateral → Formularios → Formularios (/formularios).

Recorrido por la pantalla

Parte	Para qué sirve
Pestaña Evidencia en campo	Formularios que llena el técnico en las tareas y visitas. Muestra cuántos hay.
Pestaña Solicitudes del portal (/formularios?uso=solicitud)	Formularios que llena el cliente al abrir un ticket en el portal. Muestra cuántos hay.
Importar XLSForm	Solo en Evidencia en campo. Crea un formulario a partir de un archivo .xlsx en formato XLSForm (ODK/Kobo).
Nuevo formulario / Nuevo formulario de solicitud	Abre el constructor para crear uno del uso de la pestaña.
Tarjeta de cada formulario	Nombre, versión vigente (por ejemplo v3) y descripción. En solicitudes indica Universal, 1 cliente o N clientes, y la marca a responsables si envía el ticket a los técnicos responsables.
Editar	Abre el constructor (/formularios/:id).
Eliminar	Quita el formulario de la lista.

Dónde se usa cada formulario

Uso	Quién lo llena	Dónde se elige	Dónde se ve lo capturado
Evidencia en campo	El técnico, en la app	En la tarea, campo Formulario (y la casilla Permitir varias evidencias). Ver Tareas.	Tareas y campo → Evidencias. Ver Evidencias. En los reportes de visitas, el formulario aparece como Tipo de servicio (formulario).
Solicitudes del portal	El cliente, en Nuevo ticket del portal	En los ajustes del propio formulario (¿Quién lo ve en el portal?). Ver Formularios de solicitud.	En el detalle del ticket, bloque Solicitud.

Cómo crear un formulario

1. Clic en Formularios → Nuevo formulario (o en la pestaña Solicitudes del portal, Nuevo formulario de solicitud).
2. Llena el constructor. Ver Constructor de formularios.
3. Clic en Crear.

El formulario nace en la versión 1 y el portal abre su pantalla de edición.

Cómo importar un XLSForm

1. En la pestaña Evidencia en campo, clic en Importar XLSForm.
2. Elige el archivo .xlsx.
3. Si se importa bien, el portal abre el formulario nuevo para que lo revises.

El archivo debe traer la hoja survey. Se conservan la estructura, los tipos, las opciones, los grupos, los cálculos y las notas; las cascadas y las condiciones complejas no se importan. El nombre del formulario sale del título del archivo.

Cómo eliminar un formulario

1. En la tarjeta del formulario, clic en Eliminar.
2. Confirma en el aviso «¿Eliminar el formulario «…»?». El aviso recuerda: «Las evidencias históricas se conservan.»

Reglas que conviene conocer

• Solo el administrador crea, edita, publica y elimina formularios. Los demás roles no ven la sección.
• Editar un formulario no cambia lo ya capturado: cada evidencia queda ligada a la versión con que se llenó.
• El uso (Evidencia en campo o Solicitudes del portal) se elige al crear el formulario y ya no se cambia.
• Un formulario eliminado deja de ofrecerse en las tareas y en el portal; sus versiones y evidencias se conservan.

Errores frecuentes

• «No se pudo importar el XLSForm: El archivo no tiene hoja ‘survey’ (no es un XLSForm válido)»: el archivo no tiene el formato XLSForm. Revisa que la hoja se llame survey.
• «No se pudo importar el XLSForm: No se encontraron campos válidos en el XLSForm»: la hoja survey no tiene renglones que se puedan convertir en campos.
• «No tienes acceso a esta sección»: tu rol no es administrador.

Preguntas frecuentes

¿Un gerente o un supervisor puede crear formularios?

No. Solo el administrador.

¿Si cambio un formulario, se pierden las evidencias anteriores?

No. Las evidencias conservan la versión con la que se capturaron.

¿Puedo importar un XLSForm como formulario de solicitud?

No. Importar XLSForm solo está en la pestaña Evidencia en campo.