Visitas (check-in y check-out)

Una visita es cada vez que el técnico está en el sitio de una tarea: empieza con el check-in y termina con el check-out. Sirve para medir si llegó a tiempo y dentro de la geocerca, cuánto tiempo estuvo, cuánto tardó en llegar y cuánto tiempo salió del sitio. Una tarea puede tener varias visitas. La registra el técnico asignado (normalmente desde la app de campo) o alguien de gestión.

Dónde está: menú lateral → Tareas y campo → Tareas (/tareas) → clic en el título de la tarea → sección Visitas (check-in / check-out).

Recorrido por la sección de visitas

Parte	Para qué sirve
Check-in	Registra la llegada. Aparece si no hay visita abierta y la tarea no está cerrada.
Check-out	Cierra la visita abierta. Aparece mientras hay una visita en curso.
Fecha y hora	Hora del check-in.
a tiempo / tarde N m	Puntualidad según la programación de la tarea.
en sitio / fuera	Si el check-in se hizo dentro o fuera de la geocerca del cliente.
en curso	La visita no tiene check-out.
Salió hacia el cliente	Hora de Iniciar tarea y minutos de traslado hasta el check-in.
Salida	Hora del check-out, minutos en sitio y resultado.
Salidas del sitio	Las veces que el técnico salió durante la visita, con minutos fuera.

Cómo iniciar el traslado (Iniciar tarea)

1. En la app de campo, abre la tarea al salir hacia el cliente.
2. Toca Iniciar tarea. La app muestra «En camino desde las HH:MM».

La hora de salida se usa para calcular el traslado (de Iniciar tarea al check-in) y el primer viaje del día en la jornada. Si el técnico olvida tocarlo, el traslado de esa visita queda en 0. Un inicio de hace más de 24 horas, o posterior al check-in, se descarta sin aviso. En la app Android, desde Iniciar tarea la ubicación en tiempo real es obligatoria.

Cómo hacer check-in

Desde la app de campo:

1. Al llegar, toca Llegué: hacer check-in (o Check-in si no iniciaste el traslado).
2. Revisa el mapa: tu posición, el sitio y el círculo de la geocerca, con la etiqueta ✓ Dentro o ⚠ Fuera y la distancia. Si no hay ubicación, toca Actualizar ubicación.
3. Toca Confirmar.

Desde el portal:

1. Abre el detalle de la tarea.
2. En Visitas (check-in / check-out), haz clic en Check-in. El navegador pide tu ubicación; si no la das, el check-in se registra sin ubicación.

Qué pasa al confirmar: se guarda la hora y la ubicación, se calcula si estás dentro de la geocerca y si llegaste a tiempo, la tarea pasa de Pendiente a En proceso («Check-in en sitio» en la bitácora) y empieza la ubicación obligatoria. En la app aparece «Check-in registrado · ✓ Dentro de geocerca · a tiempo» (o lo que corresponda).

Cómo registrar una salida del sitio

Entre el check-in y el check-out el técnico puede salir (a comer, por material, etc.). Cada salida queda registrada aunque él no la anote. Hay tres formas de que se abra:

Origen	Cómo se ve en el detalle
El técnico la registra con el botón Registrar salida de la app Android (con motivo opcional)	«la registró el técnico»
El teléfono detecta que salió de la geocerca	«detectada por su teléfono»
El servidor lo detecta con la ubicación obligatoria: dos lecturas seguidas a más del radio + 30 m	«detectada por su ubicación»

Solo hay una salida abierta por visita: si el técnico toca el botón y luego el teléfono también la detecta, es la misma salida. Cuando la detecta el servidor, al técnico le llega «Saliste del sitio» pidiéndole el motivo. Las lecturas de GPS con más de 100 m de error no abren ni cierran salidas.

Cómo registrar el regreso al sitio

1. En la app Android, toca Regresé (o entra de nuevo a la geocerca).

También se cierra sola si el servidor ve que volviste dentro del radio, o con el check-out («no volvió: cerró con el check-out»).

Cómo clasificar una salida sin motivo

1. Abre el detalle de la tarea y busca Salidas del sitio dentro de la visita.
2. En la salida, elige el motivo: Sin motivo, Comida, Por material u Otro.

Se guarda al elegir. Gestión puede clasificar cualquier salida, siempre. El técnico solo las suyas y mientras un supervisor no las haya clasificado.

Cómo hacer check-out

Desde la app de campo:

1. Toca Check-out (o Terminar tarea si la tarea no tiene sitio).
2. Revisa la ubicación en el mapa.
3. En Resultado, elige Completada, Sin acceso, Cliente ausente o Reprogramar.
4. Si quieres, escribe una Nota (opcional).
5. Toca Confirmar.

Desde el portal:

1. En Visitas (check-in / check-out), haz clic en Check-out.

En el portal el check-out siempre se registra con resultado Completada.

Qué pasa: se guardan la hora, la ubicación y los minutos en sitio; si había una salida abierta se cierra a la hora del check-out; termina la ubicación obligatoria (si no queda otra visita abierta).

Resultados del check-out

Resultado	Qué le pasa a la tarea
Completada	Pasa a Completada («Check-out con evidencia»), avisa al ticket de origen y lo intenta resolver. Si es recurrente, vuelve a Pendiente («Check-out (tarea recurrente: se reabre)»). Si la empresa exige evidencia y pasos, no te deja hacer el check-out sin ellos.
Sin acceso	Se cierra la visita. La tarea se queda en su estado (En proceso).
Cliente ausente	Igual: solo se cierra la visita.
Reprogramar	Igual: solo se cierra la visita. La tarea no vuelve sola a pendiente ni se avisa a despacho; hay que reprogramarla a mano.

Salidas del sitio: cuáles se pagan

Etiqueta	Significa
pagada	El motivo se paga según la configuración de la empresa.
se descuenta	El motivo no se paga: se resta del tiempo en sitio en la jornada.
muy corta: no cuenta	Duró menos que el mínimo de la empresa.

Valores por omisión: Por material se paga; Comida, Otro y Sin motivo se descuentan; una salida de menos de 3 minutos no cuenta; a los 30 minutos fuera se avisa al supervisor con «Técnico fuera del sitio». Se cambian en Configuración → General → Costos de campo (solo administrador).

Reglas que conviene conocer

• Una visita abierta por técnico: no puedes hacer check-in en otra tarea sin hacer el check-out de la anterior (regla Un técnico no puede tener check-in en dos tareas a la vez).
• La visita es de quien hizo el check-in: si la tarea se reasigna, el nuevo técnico no hereda la visita abierta del anterior.
• Hacer check-in dos veces seguidas en la misma tarea no crea dos visitas: devuelve la que ya está abierta.
• Geocerca del check-in: si la tarea tiene coordenadas propias, se mide contra ellas con el radio por omisión de la empresa; si no, contra las coordenadas de la organización del usuario de la tarea, con el radio de la organización (o el de la empresa, 150 m por omisión). Sin coordenadas no se mide (no aparece en sitio ni fuera).
• Hacer check-in fuera de la geocerca no está prohibido: queda marcado fuera con la distancia.
• Las horas nunca quedan en el futuro ni el check-out antes del check-in, aunque el reloj del teléfono esté mal.
• Una visita sin check-out de un día pasado cuenta 0 minutos en la jornada y se marca Sin salida.

Errores frecuentes

• «Tienes check-in abierto en «…»: haz su check-out antes de llegar a otro sitio.»: tienes otra visita abierta. Abre esa tarea y haz su check-out.
• «… tiene check-in abierto en esta tarea: tiene que hacer su check-out primero.»: otro técnico está en sitio en esta tarea.
• «La tarea está completada: no se puede hacer check-in. Reábrela cambiando su estado para hacerlo.» (o cancelada): la tarea está cerrada.
• «Solo puedes registrar visitas de tus tareas asignadas»: la tarea no es tuya.
• «No hay un check-in abierto para esta tarea»: intentaste check-out o una salida sin visita abierta.
• «Captura la evidencia del formulario antes de cerrar la tarea» / «Completa todos los pasos antes de cerrar la tarea»: al hacer check-out con Completada, falta la evidencia o algún paso. Captúralos o elige otro resultado.
• «Un supervisor ya clasificó esta salida»: el técnico ya no puede cambiar el motivo.
• «Sin ubicación (revisa permiso/GPS). Puedes reintentar con Actualizar.» (app): el teléfono no dio ubicación. Revisa el permiso y toca Actualizar ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer check-in si estoy fuera de la geocerca?

Sí. Queda registrado como fuera con la distancia, para auditoría.

¿Qué pasa si olvidé hacer el check-out ayer?

La visita sigue abierta, bloquea tu siguiente check-in y en la jornada cuenta 0. Haz el check-out en esa tarea; la hora que queda es la del momento en que lo haces.

¿Qué pasa si no tengo señal?

La app guarda el check-in y el check-out en el teléfono y los envía al volver la señal, con la hora real. Ver App de campo.