Tareas

Una tarea es un trabajo de campo que un técnico hace en un sitio. Aquí la oficina crea, asigna y programa las tareas, y cualquiera con acceso sigue su avance: pasos, comentarios, visitas, evidencias, gastos y refacciones. Crear, editar y eliminar es de administrador, gerente y supervisor; el técnico (agente) solo ve y trabaja las suyas.

Dónde está: menú lateral → Tareas y campo → Tareas (/tareas).

Recorrido por la pantalla

Parte	Para qué sirve
Nueva tarea	Abre el formulario para crear una tarea. Solo administrador, gerente y supervisor.
Filtro Todos los estados	Muestra solo Pendiente, En proceso, Completada o Cancelada.
Columna Título	Clic para abrir el detalle. La etiqueta Recurrente marca las tareas continuas.
Columna Asignado	Técnico responsable (— si no tiene).
Columna Pasos	Barra de avance con pasos hechos / total. Clic para abrir el detalle.
Columna Programada	Fecha según el modo de programación. Sale en rojo si ya pasó el plazo.
Columna Estado	Estado de la tarea y, si aplica, la etiqueta Vencida.
Acciones	Ver pasos / subtareas (abre el detalle), Editar y Eliminar (solo gestión).

Recorrido por el detalle de la tarea

El detalle se abre al hacer clic en el título. Muestra, de arriba abajo:

Sección	Qué contiene
Encabezado	Estado, Vencida, Descripción, Usuario (solo gestión), Ubicación, Asignado a, Programación.
Cambiar estado	Selector de nuevo estado y motivo obligatorio. Lo ve gestión y el técnico asignado.
Pasos	Lista de pasos (subtareas) con casilla y barra de avance.
Comentarios	Hilo entre la oficina y el técnico, con adjuntos.
Gastos y viáticos	Gastos de la visita y, para gestión, el costo de la tarea. Ver Jornadas y costos.
Refacciones	Piezas pedidas para esta tarea (sección Refacciones del manual).
Visitas (check-in / check-out)	Botones Check-in / Check-out y la lista de visitas. Ver Visitas.
Formularios llenados	Evidencias capturadas, con botón PDF.
Bitácora de estados	Quién cambió el estado, de cuál a cuál, cuándo y por qué.

Cómo crear una tarea

1. Entra a Tareas y haz clic en Nueva tarea.
2. Escribe el Título * (obligatorio) y, si quieres, la Descripción.
3. En Usuario, busca el contacto del cliente. Su organización define qué ubicaciones se ofrecen y dónde está la geocerca del check-in.
4. En Asignar a, busca al técnico (o deja — Sin asignar —).
5. Elige la Ubicación del catálogo (las de la organización del usuario más las generales).
6. En Formulario, elige el formulario de evidencia que llenará el técnico (solo aparecen formularios de evidencia en campo). Si eliges uno, aparece Permitir varias evidencias: desmárcala si solo se debe capturar una.
7. Si es trabajo continuo, marca Tarea recurrente (continua). Ver Recurrentes.
8. Elige la Programación (ver la sección siguiente) y llena sus campos.
9. Haz clic en Guardar.

La tarea queda Pendiente. Si tiene técnico, a él le llega la notificación «Nueva tarea asignada» con el texto «Se te asignó la tarea: …».

Cómo crear una tarea desde un ticket

1. Abre el ticket y haz clic en Tarea en campo.
2. Llena el mismo formulario. El título, la descripción, el usuario y el agente pueden venir propuestos desde el ticket.
3. Haz clic en Crear tarea de campo.

La tarea queda ligada al ticket con el flujo normal (check-in, evidencia, geocerca). Un ticket puede tener varias tareas. Solo gestión puede hacerlo, y no en un ticket cerrado o fusionado.

Cómo programar una tarea

En Programación hay cuatro modos:

Modo	Campos	Cuándo llega a tiempo	Cuándo se marca Vencida
Libre (sin hora)	Vence el (opcional)	Si llega antes del vencimiento. Sin vencimiento no se mide.	Pendiente o en proceso y ya pasó Vence el.
Solo el día	Día	Si llega ese día o antes.	Pendiente o en proceso y ya terminó ese día.
Cita a hora fija	Hora de la cita, Tolerancia (min) (15 por omisión)	Si llega antes de la hora de la cita más la tolerancia. El retraso se cuenta desde la hora de la cita.	Pendiente y ya pasó la hora de la cita. En proceso no se marca (el técnico ya está en sitio).
Ventana de llegada	Desde, Hasta	Si llega antes del Hasta. Llegar antes del Desde no es tarde.	Pendiente o en proceso y ya pasó el Hasta.

En la lista, la columna Programada se escribe según el modo: fecha y hora (cita fija), solo la fecha (día), «fecha, 10:00–13:00» (ventana) o «Vence …» / «Sin fecha» (libre). Una tarea completada o cancelada nunca se marca vencida.

Cómo asignar o reasignar una tarea

1. En la lista, haz clic en Editar (lápiz) de la tarea.
2. En Asignar a, busca y elige al técnico.
3. Haz clic en Guardar.

El nuevo técnico recibe «Nueva tarea asignada». También puedes asignar arrastrando la tarea en el Tablero de despacho. No se puede reasignar una tarea mientras un técnico tiene check-in abierto en ella.

Cómo editar una tarea

1. Haz clic en Editar (lápiz) en la columna Acciones.
2. Cambia los campos que necesites.
3. Haz clic en Guardar.

Solo administrador, gerente y supervisor. El estado no se cambia desde aquí: se cambia en Cambiar estado del detalle. Una tarea completada o cancelada no se puede editar hasta reabrirla.

Cómo cambiar el estado de una tarea

1. Abre el detalle de la tarea (clic en el título).
2. En Cambiar estado, elige el estado en — elegir nuevo estado —. Solo aparecen los estados permitidos desde el actual.
3. Escribe el motivo en el cuadro (mínimo 3 caracteres; por ejemplo «Cliente canceló la visita.»).
4. Haz clic en Aplicar cambio.

El cambio queda en la Bitácora de estados con tu nombre y el motivo. Lo pueden hacer gestión y el técnico asignado.

Cómo cancelar una tarea

1. Abre el detalle y, en Cambiar estado, elige Cancelada.
2. Escribe el motivo y haz clic en Aplicar cambio.

Con las reglas por omisión, solo un supervisor (o gerente o administrador) cancela, y no se puede cancelar con un check-in abierto. Al cancelar se cancelan las refacciones aún no entregadas de la tarea (las ya entregadas deben devolverse) y se avisa al ticket de origen.

Cómo reabrir una tarea completada o cancelada

1. Abre el detalle y, en Cambiar estado, elige Pendiente (o En proceso, solo si estaba completada).
2. Escribe el motivo y haz clic en Aplicar cambio.

Con las reglas por omisión, solo un supervisor reabre. No se reabre si el ticket de origen está cerrado. Si el ticket estaba Resuelto, vuelve a En proceso con la nota «se reabrió la tarea de campo «…»».

Cómo agregar pasos (subtareas)

1. Abre el detalle de la tarea.
2. En Pasos, escribe el paso en Nuevo paso….
3. Haz clic en Agregar.

Solo gestión agrega o quita pasos (botón Eliminar paso, el bote de basura), y solo con la tarea abierta.

Cómo marcar un paso como hecho

1. Abre el detalle de la tarea.
2. Haz clic en la casilla del paso (Marcar completado). Para desmarcarlo, clic otra vez (Marcar pendiente).

El técnico puede marcar los pasos de sus tareas. El avance mueve el estado solo:

• Con al menos un paso hecho, la tarea pasa a En proceso («Avance de los pasos» en la bitácora).
• Con todos los pasos hechos, pasa a Completada («Todos los pasos completados»), salvo que haya un check-in abierto, falte el check-out o la evidencia que exige la empresa, o la tarea sea recurrente: en esos casos se queda En proceso.
• Si una tarea completada se queda con pasos sin hacer, vuelve a En proceso.

Cómo comentar en una tarea

1. Abre el detalle de la tarea y baja a Comentarios.
2. Escribe en Escribe un comentario o pega una imagen…. Para adjuntar, usa Adjuntar o arrastra el archivo (hasta 20 MB).
3. Haz clic en Comentar.

Comentar no cambia el estado de la tarea. Si quien escribe no es el técnico asignado, al técnico le llega «Nuevo comentario en tu tarea». Puedes corregir tus propios comentarios (quedan marcados como editados); nadie puede editar los de otro.

Cómo eliminar una tarea

1. En la lista, haz clic en Eliminar (bote de basura).
2. Confirma en «¿Eliminar la tarea «…»?». Se borran también sus visitas, pasos y comentarios.

Solo gestión. No se puede con un técnico en sitio (check-in abierto) ni con refacciones entregadas que no se han instalado ni devuelto. Lo pedido y no entregado se cancela.

Estados

Estado	Significa	Siguiente paso permitido
Pendiente	Aún no empieza.	En proceso, Completada, Cancelada
En proceso	El técnico hizo check-in o avanzó pasos.	Pendiente, Completada, Cancelada
Completada	Trabajo terminado (por check-out con resultado Completada, por pasos o a mano).	Reabrir: Pendiente o En proceso
Cancelada	No se hará.	Reabrir: solo Pendiente

Una cancelada no pasa directo a completada. Cambios automáticos: el check-in pasa una pendiente a En proceso; el check-out con resultado Completada la pasa a Completada (una recurrente vuelve a Pendiente).

Reglas que conviene conocer

• El técnico no cancela ni reabre tareas (reglas Solo un supervisor cancela tareas y Solo un supervisor reabre una tarea completada o cancelada, activas por omisión).
• Tarea cerrada no admite cambios: una tarea completada o cancelada no se edita ni recibe pasos, check-in, traslado ni pedidos de refacciones.
• Con check-in abierto no se completa, cancela, reasigna ni borra la tarea (regla No se completa ni se cancela una tarea con un check-in abierto: primero el check-out).
• Cierre por el técnico: si la empresa tiene Exigir check-out para cerrar la tarea, el técnico no puede completar una tarea con usuario sin un check-out registrado. Si tiene Exigir evidencia y pasos para cerrar la tarea, necesita una evidencia no rechazada del formulario de la tarea y todos los pasos hechos. Gestión puede completarla de todos modos.
• Completar una tarea avisa al ticket de origen; el ticket se intenta resolver si ya no le queda trabajo abierto ni piezas sin cuadrar.
• Las reglas se activan o desactivan en Configuración → General → Reglas de operación (solo administrador).

Errores frecuentes

• «Una tarea cancelada no pasa a completada: reábrela primero.»: la transición no está permitida. Reábrela a Pendiente y luego complétala.
• «La tarea ya está pendiente» (u otro estado): elegiste el estado que ya tiene.
• «Solo un supervisor cancela tareas.» / «Solo un supervisor reabre una tarea cerrada.»: eres técnico y la regla está activa. Pide el cambio a tu supervisor en Comentarios.
• «Solo puedes cambiar el estado de tus tareas asignadas»: la tarea es de otro técnico.
• «… tiene check-in abierto en esta tarea: primero el check-out, luego puedes completarla.» (o cancelarla, reasignarla, borrarla): el técnico sigue en sitio. Que haga su check-out primero.
• «Debes hacer check-out para cerrar la tarea»: la empresa exige check-out y no hay ninguna visita cerrada.
• «Captura la evidencia del formulario antes de cerrar la tarea» / «Completa todos los pasos antes de cerrar la tarea»: la empresa exige evidencia y pasos.
• «La tarea está completada: no se puede editarla. Reábrela cambiando su estado para hacerlo.»: reábrela primero.
• «El ticket está cerrado: no se puede reabrir sus tareas. Reábrelo para hacerlo.»: reabre primero el ticket.
• «No se puede borrar la tarea: N piezas sin instalar ni devolver: …»: registra lo instalado o devuelto de esas refacciones antes de borrar.
• «Ese formulario es de solicitudes del portal, no de evidencia en campo»: elige un formulario de evidencia.
• «el comentario necesita texto o un adjunto»: el comentario está vacío.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el técnico no ve el botón Nueva tarea?

Crear, editar y eliminar tareas es solo de administrador, gerente y supervisor.

¿Puedo completar una tarea sin check-out?

Como gestión, sí (cambiando el estado con motivo), siempre que no haya un check-in abierto. El técnico no, si la empresa exige check-out.

¿Se puede abrir una tarea directo por enlace?

Sí: /tareas?tarea=ID abre el detalle. Es lo que usan las notificaciones de la campana.

¿Qué pasa con una tarea sin fecha?

No aparece en el Calendario; sí aparece en la lista de Tareas y en la bolsa Por asignar del despacho si no tiene técnico.