Reportes programados

Un reporte programado se manda solo por correo con la periodicidad y la hora que elijas. Hay dos tipos que se crean desde el portal: el informe analítico del Panel de reportes y una página de reportes completa. Crear y quitar envíos programados es solo del administrador.

Dónde está: el informe analítico se programa en Reportes → Panel de reportes → pestaña Informes → Programar envío (/reportes). Una página se programa desde la propia página → menú ⋯ (Más acciones) → Programar envío por correo (/reportes/paginas).

Tipos de envío

Tipo	Qué llega	Periodo que cubre	Desde dónde se crea
Informe analítico	En el cuerpo del correo: una tabla de variación contra el periodo anterior y la tabla por el corte elegido (máximo 15 filas). Sin adjunto.	Los últimos N días hasta el día del envío (Ventana (días): 7, 14, 30 o 90).	Programar envío en la pestaña Informes.
Página de reportes	En el cuerpo: los indicadores (widgets tipo Indicador) en tarjetas y la lista de los demás widgets. Adjunto: la página completa en PDF o Excel.	El periodo y los filtros por defecto de la página (los de Ajustes de la página).	Programar envío por correo en la página.

El asunto del correo es [EXM WorkFlow] <nombre del reporte>. Si la empresa tiene buzón de correo propio configurado, sale desde ahí; si no, desde el correo general de la plataforma.

Periodicidad y hora

Opción en pantalla	Cuándo se envía
Diario	Todos los días a la hora elegida.
Semanal (lunes) / Los lunes	Cada lunes a la hora elegida.
Mensual (día 1) / El día 1 de cada mes	El día 1 de cada mes a la hora elegida.

• Hora: de 00:00 a 23:00, en horas cerradas, en la hora local de la plataforma.
• El sistema revisa cada cuarto de hora qué envíos tocan. Por eso el correo puede llegar unos minutos después de la hora exacta.
• Un mismo envío no se repite antes de dos horas, aunque la revisión pase varias veces.

Cómo programar el informe analítico

1. Abre Reportes → Panel de reportes → pestaña Informes.
2. Arma el informe: Qué, Agrupado por y los filtros Agente, Usuario, Organización o Área.
3. Clic en Programar envío. Se abre Enviar este informe por correo.
4. Revisa Nombre del reporte (propone, por ejemplo, «Tickets por agente»).
5. Escribe los correos en Destinatarios (separados por coma).
6. Elige Frecuencia, Hora y Ventana (días).
7. Clic en Programar.

Sale «Programado. El primer envío llegará a la hora elegida.». Se guardan la entidad, el corte y los filtros de agente, usuario, organización y área que tenías puestos. Las fechas Desde y Hasta de la pantalla no se guardan: cada envío usa la ventana de días que elegiste.

Cómo programar una página de reportes

1. Abre la página (Reportes → la página publicada, o Páginas de reportes → la página).
2. Clic en ⋯ (Más acciones) → Programar envío por correo.
3. Elige Cada cuándo: Diario, Los lunes o El día 1 de cada mes.
4. Elige Hora.
5. Elige Adjunto: PDF o Excel.
6. Escribe Destinatarios (separados por comas).
7. Clic en Programar.

El envío queda en la lista de arriba de la misma ventana con su periodicidad, hora, destinatarios y «último envío …» o «aún sin envíos». Una página puede tener varios envíos (por ejemplo, uno diario en PDF y otro mensual en Excel).

Antes de programar, fija en Ajustes de la página → Filtros por defecto el periodo que debe cubrir el correo (por ejemplo Semana anterior para un envío de los lunes). Ver Páginas de reportes.

Cómo probar un envío con Enviar ahora

1. Abre la página → ⋯ → Programar envío por correo.
2. En la lista, clic en el icono de enviar (Enviar ahora) del envío.
3. Sale «Enviado a …» con los correos.

Enviar ahora no cambia la programación; solo registra el último envío.

Cómo dejar de enviar una página

1. Abre la página → ⋯ → Programar envío por correo.
2. Clic en el icono de basura (Dejar de enviar) del envío. Se borra sin pedir confirmación.

Reglas que conviene conocer

• Quién: solo el administrador crea y borra envíos programados. El gerente ve la opción en las páginas, pero el servidor la rechaza. Enviar ahora lo puede usar gestión (administrador, gerente, supervisor).
• Qué datos lleva el correo de una página: se calcula con el alcance de toda la empresa, no con el de quien lo programó, porque los destinatarios pueden no ser usuarios del sistema. Revisa que los filtros por defecto de la página (agente, área, organización) acoten lo que quieres mandar.
• Destinatarios: de 1 a 20 correos, separados por comas, punto y coma o espacios.
• Si se elimina la página, su envío ya no sale.
• El portal no tiene una pantalla con todos los envíos programados. Los de una página se ven y se quitan en su ventana Programar envío por correo. Los del informe analítico no se pueden ver ni quitar desde el portal.

Errores frecuentes

• «Revisa los correos: alguno no es válido.»: un correo de la lista no tiene forma de correo. El botón Programar queda desactivado hasta corregirlo.
• «Hace falta al menos un destinatario válido»: no hay ningún correo con «@».
• «No tienes permisos para esta operación»: lo programó o lo intentó quitar alguien que no es administrador.
• «No se pudo guardar.»: en el informe analítico, el servidor rechazó el envío (por ejemplo, porque no eres administrador).
• «La página no existe»: la página se borró mientras programabas.

Preguntas frecuentes

¿El correo usa los filtros que tengo puestos en la página?

No. Usa el periodo y los filtros por defecto guardados en Ajustes de la página. Lo que cambias en la barra de filtros al ver la página no se guarda.

¿Puedo mandar el informe analítico con PDF adjunto?

No. El informe analítico llega en el cuerpo del correo. Si necesitas adjunto, arma una página de reportes y prográmala.