Catálogos y documentos de equipo

Los catálogos de equipo son las listas de marcas, modelos y ubicaciones que se ofrecen al capturar equipos, tickets, tareas y actividades. Los tipos de documento son los papeles que se adjuntan a un equipo y si caducan. Solo el administrador entra a estas secciones.

Dónde está: menú lateral → Configuración → Configuración → Catálogos de equipo (/configuracion?seccion=catalogos-equipo) y Documentos de equipo (/configuracion?seccion=tipos-documento).

Recorrido por Catálogos de equipo

Tres columnas: Marcas, Modelos y Ubicaciones, cada una con su conteo, su lista y una fila para agregar al pie. En cada entrada, al pasar el ratón, aparecen Renombrar (lápiz) y Quitar de la lista (los equipos conservan su dato) (bote). Los modelos muestran su marca y las ubicaciones su organización o «general».

Cómo agregar una marca, modelo o ubicación

1. En la columna correspondiente, escribe el nombre en la fila de abajo.
2. Para un modelo, elige antes su marca (o — Sin marca —). Para una ubicación, elige su organización o — General (todas las organizaciones) —.
3. Clic en + (Agregar) o Enter.

También se agregan sin venir aquí, con el + de cada campo en el formulario del equipo.

Cómo renombrar una entrada

1. Pasa el ratón sobre la entrada y clic en el lápiz (Renombrar).
2. Escribe el nombre nuevo.
3. Clic en la palomita (Guardar (renombra también los equipos que lo usan)) o Enter.

El nombre nuevo se aplica también a los equipos que ya lo usaban. Sirve para unificar, por ejemplo «hp» → «HP».

Cómo quitar una entrada

1. Clic en el bote (Quitar de la lista (los equipos conservan su dato)).
2. Confirma con Quitar.

Deja de ofrecerse en las listas. Los equipos que ya lo usan no cambian y en su formulario el valor aparece como «fuera del catálogo».

Recorrido por Documentos de equipo

Lista de tipos con su nombre, la marca caduca si tienen vigencia y «(inactivo)» si están apagados. De fábrica la empresa tiene: Póliza (caduca), Factura, Carta responsiva (caduca), Garantía (caduca), Certificado (caduca), Manual, Foto y Otro.

Cómo crear un tipo de documento

1. En Documentos de equipo, clic en Nuevo tipo.
2. Escribe el Nombre (ej. «Tarjeta de circulación», «Verificación», «Certificado de calibración»).
3. Marca Caduca si tiene vigencia: al adjuntarlo se pedirá la fecha de vencimiento y aparecerá el aviso cuando falten 30 días.
4. Clic en Crear.

Cómo editar o quitar un tipo de documento

• Editar: clic en el lápiz. Puedes cambiar Nombre, Caduca y Disponible al adjuntar. El Identificador interno no cambia al renombrar, así que los documentos ya archivados siguen ligados. Clic en Guardar.
• Quitar: clic en el bote (Quitar de la lista) y confirma con Quitar. «Los documentos ya archivados con ese tipo no cambian.».

Reglas que conviene conocer

• En los formularios se ofrecen las ubicaciones de la organización elegida más las generales.
• Los catálogos también se llenan solos: la marca, el modelo y la ubicación de un equipo guardado (por ejemplo, creado por API) se agregan al catálogo si no existían. Una entrada que quitaste no se revive así.
• El aviso de documentos vencidos o por vencer aparece arriba en Equipos de clientes. Ver Equipos de clientes.

Errores frecuentes

• «ya existe una entrada con ese nombre»: esa marca, modelo o ubicación ya está en el catálogo.
• «el nombre no puede estar vacío»: escribe un nombre.