Cómo usar este manual y el portal

Este manual describe el portal de EXM WS WorkFlow para el personal de tu empresa (administradores, gerentes, supervisores y agentes). Las secciones del manual son las mismas del menú lateral del portal y en el mismo orden, así que lo que ves en pantalla lo encuentras con el mismo nombre aquí.

Dónde está: el portal se abre en https://flows.exmworkspace.com y la pantalla de acceso es (/login).

Cómo está organizado el manual

Sección del manual	Sección del menú del portal	Qué incluye
Inicio	Inicio	Dashboard (panel de operación).
Tickets	Tickets	Todos, los filtros Por estado (Nuevos, Asignados, En proceso, Esperando cliente, En pausa, Resueltos, Cerrados), Llamadas, Base de conocimiento y Catálogo de servicios.
Proyectos	Proyectos	Todos los proyectos y Plantillas.
Tareas y campo	Tareas y campo	Tareas, Calendario, Evidencias, Refacciones, Tablero de despacho, Ubicación en vivo, Jornadas y costos, Recurrentes y Geocercas.
Refacciones	Tareas y campo → Refacciones	Solicitudes y catálogo de refacciones.
Organizaciones y equipo	Organizaciones	Organizaciones, Usuarios, Equipos de clientes, Contratos, Agentes y Áreas.
Reportes	Reportes	Panel de reportes, Páginas de reportes y las páginas publicadas por tu empresa.
Formularios	Formularios	Formularios y Nuevo formulario.
Configuración	Configuración	Configuración, Integraciones y Bitácora de auditoría.
Portal de clientes	No está en el menú	El portal aparte (/portal) donde tus clientes abren y siguen sus tickets.

Cada página sigue el mismo orden: para qué sirve la pantalla, la línea Dónde está con la ruta, un recorrido por la pantalla, una sección Cómo … por cada tarea con pasos numerados, y al final reglas, errores frecuentes y preguntas frecuentes. Los nombres de botones y campos van en negritas tal como aparecen en pantalla; los mensajes del sistema van entre comillas «…».

No todos ven lo mismo: el menú solo muestra las pantallas de tu rol. Consulta Roles y permisos. Si un término no te queda claro, revisa el Glosario.

Cómo iniciar sesión

1. Abre https://flows.exmworkspace.com/login.
2. Escribe tu Correo electrónico y tu Contraseña.
3. Clic en Iniciar sesión.

Si entras bien, el portal te lleva al inicio: el Dashboard si eres administrador, gerente o supervisor, o tu Calendario si eres agente.

Si tu empresa usa el Directorio de EXM Workspace, la pantalla dice «Entra con tu correo y contraseña de EXM Workspace» y debajo del botón aparece el enlace ¿Olvidaste tu contraseña? Recupérala en EXM Workspace. En ese caso tu contraseña y tu rol se administran en EXM Workspace, no en WorkFlow.

Cómo funciona la sesión única

Cada cuenta puede tener una sesión en la web y una en la app al mismo tiempo. Puedes tener abierta la app en tu teléfono y el portal en tu computadora sin problema.

Si entras a la web desde otra computadora o navegador, la sesión web anterior se cierra en ese momento. Lo mismo pasa con la app: entrar en otro teléfono cierra la app del primero. Gana siempre el último que entra.

Quien se queda fuera ve en la pantalla de acceso un aviso en ámbar con el motivo, por ejemplo: «Tu cuenta se abrió en la web en otro lugar (…) y solo se permite una sesión de la web a la vez. Si no fuiste tú, cambia tu contraseña.» Entre paréntesis aparece el dispositivo desde el que se entró.

Cómo cerrar sesión

1. Clic en tu inicial (el círculo de la esquina superior derecha).
2. En el menú ves tu nombre, tu correo y tu rol.
3. Clic en Cerrar sesión.

El administrador también puede cerrar todas sus sesiones (web y app) desde Configuración → Seguridad con Cerrar todas las sesiones. Ver Configuración.

Verificación en dos pasos

La cuenta puede tener activa la Verificación en dos pasos (un código de 6 dígitos de una app como Google Authenticator, Authy o 1Password). Se activa en Configuración → Seguridad con el botón Activar: escaneas el código, escribes el Código de 6 dígitos y guardas los Códigos de respaldo que te muestra. Cada código de respaldo sirve una sola vez. Esta pantalla es solo para el administrador.

Con la verificación activa, la contraseña sola ya no basta: el sistema exige también el código (o uno de respaldo). Si falta responde «Se requiere el código de verificación» y si es incorrecto, «Código de verificación inválido». Ojo: la pantalla /login del portal web solo tiene Correo electrónico y Contraseña, sin casilla para el código. Antes de activar la verificación en dos pasos, confirma con soporte de EXM cómo vas a capturar el código al entrar por la web.

Recorrido por la pantalla

Parte	Para qué sirve
Riel de secciones (columna de íconos a la izquierda)	Un ícono por sección del menú; al pasar el cursor ves su nombre. Un clic abre el panel con las pantallas de esa sección sin cambiar de pantalla. Si la sección tiene una sola pantalla, te lleva directo a ella.
Panel de la sección	Lista las pantallas de la sección, agrupadas con encabezados (por ejemplo Trabajo, Supervisión, Configuración). Al elegir una pantalla el panel se esconde para darte más espacio.
Fijar menú / Esconder al elegir	Botón al pie del panel (solo en computadora). Fijar menú deja el panel siempre a la vista; Esconder al elegir lo regresa a su modo normal. El navegador recuerda tu elección.
☰ (Abrir menú)	En teléfono y tableta, abre el riel y el panel desde la izquierda.
Teléfono	Solo aparece si tienes una extensión del conmutador asignada. Ver Cómo usar el teléfono del navegador.
Idioma	Botón con ES o EN: cambia la interfaz entre español e inglés.
Notificaciones (campana)	Muestra los avisos. Un número rojo indica cuántos no has leído (9+ si son más de nueve).
Nombre de la empresa	La empresa con la que entraste (en pantallas medianas y grandes).
Cuenta (tu inicial)	Tu nombre, correo, rol y Cerrar sesión.

La tecla Escape cierra el panel del menú cuando está flotando.

Cómo revisar tus notificaciones

1. Clic en la campana (Notificaciones).
2. Los avisos sin leer tienen un punto de color. Clic en uno para marcarlo como leído; si es de un ticket, una tarea o un contrato, el portal te lleva a esa pantalla.
3. Para marcar todos como leídos, clic en Marcar todas.

El número de la campana se actualiza cada 30 segundos. Si no hay avisos ves «Sin notificaciones».

Cómo usar el teléfono del navegador

El teléfono aparece en la barra superior solo si tu cuenta tiene una extensión del conmutador. Muestra un punto de color y tu número de extensión.

Estado	Significa
«Teléfono listo» (verde)	Puedes llamar y recibir llamadas.
«Conectando…» (ámbar)	Se está registrando la extensión.
«Teléfono apagado» (gris)	Está apagado; usa Conectar.
«Sin conexión con el conmutador» (rojo)	No se pudo conectar; usa Conectar para reintentar.
«Tu extensión no es de navegador»	Tu extensión no admite llamadas desde el navegador.
«El teléfono está en otra pestaña»	Otra pestaña del portal ya tiene el teléfono; úsalo desde ahí.

1. Para marcar, clic en el teclado (Marcar un número), escribe el número y clic en Llamar.
2. Cuando entra una llamada aparece arriba un aviso Llamada entrante con el número, el cliente y cuántos tickets abiertos tiene. Clic en Contestar o Rechazar.
3. Durante la llamada tienes Silenciar, Espera, Teclado (para marcar extensiones u opciones de un menú) y el botón rojo para Colgar. El botón con el folio te deja elegir de qué ticket es la llamada.
4. Para dejar de recibir llamadas, clic en Apagar.

Las llamadas se registran en Tickets → Llamadas. Ver Tickets.

El asistente de IA

El asistente de IA del portal responde preguntas de «¿cómo hago…?» buscando en este mismo manual. Por eso las páginas dicen la ruta exacta de cada pantalla y el nombre exacto de cada botón. Ver Asistente.

Errores frecuentes

• «Credenciales inválidas» o «Correo o contraseña incorrectos»: el correo o la contraseña no coinciden. Revisa mayúsculas y que el correo sea el de tu cuenta.
• «Demasiados intentos fallidos con esta cuenta. Espera unos minutos.» o «Demasiados intentos fallidos desde esta conexión. Espera unos minutos.»: hubo varios intentos fallidos seguidos. Espera unos minutos antes de volver a intentar.
• «Tu empresa no está activa en Work Flow.»: la cuenta de tu empresa está suspendida o dada de baja. Habla con el administrador de tu empresa.
• «No pudimos validar tu acceso con EXM Workspace. Intenta de nuevo en unos minutos.»: el Directorio de EXM Workspace no respondió. Intenta más tarde.
• «Sesión cerrada. Inicia sesión de nuevo.»: tu sesión se cerró (por ejemplo, alguien cerró todas las sesiones de tu cuenta). Vuelve a entrar.
• «No tienes acceso a esta sección»: entraste por enlace a una pantalla que tu rol no incluye. Si la necesitas, pídesela a tu administrador.
• «Esta página no existe»: la dirección está mal escrita. Usa Volver para regresar al inicio.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener abierto el portal en la computadora y la app en el teléfono?

Sí. Se permite una sesión en la web y una en la app al mismo tiempo.

¿Por qué no veo una pantalla que otro compañero sí ve?

El menú depende del rol. Revisa Roles y permisos.

¿Puedo dejar el menú siempre abierto?

Sí. En computadora usa Fijar menú al pie del panel. El navegador lo recuerda.

¿Hay tema oscuro?

No. El portal se muestra solo en tema claro.