Refacciones
El módulo de refacciones controla las piezas que un técnico necesita para una tarea de campo, desde que las pide hasta que las instala o las regresa. Lo usan los técnicos (piden y reportan lo que instalaron o devolvieron) y gestión, es decir administrador, gerente y supervisor (aprueban, entregan y concilian).
Dónde está: menú lateral → Tareas y campo → Refacciones (/refacciones).
Catálogo y solicitudes
Sección titulada «Catálogo y solicitudes»| Concepto | Qué es | Dónde se ve |
|---|---|---|
| Catálogo de refacciones | La lista de partes que se pueden pedir: número de parte, descripción, marca, unidad, costo y modelos compatibles. | /refacciones/catalogo. Ver Catálogo de refacciones. |
| Solicitud (partida) | Una pieza pedida para una tarea concreta, con su cantidad. Cada solicitud lleva su propio estado y su bitácora de movimientos. | Detalle de la tarea, detalle del ticket y la bandeja /refacciones. Ver Solicitudes de refacciones. |
- Una solicitud siempre pertenece a una tarea de campo. No se piden refacciones sueltas ni directamente sobre un ticket.
- Se puede pedir una pieza que no está en el catálogo describiéndola (y, si se sabe, con su número de parte). Si el número de parte que escribes sí existe en el catálogo, el sistema la enlaza sola.
- La solicitud guarda una copia del número de parte, la descripción, la unidad y el costo del momento en que se pidió. Si después cambias el catálogo, las solicitudes anteriores no cambian.
- Las cantidades son enteras (por pieza, juego, litro…, según la Unidad del catálogo).
Cantidades de una solicitud
Sección titulada «Cantidades de una solicitud»| Cantidad | Qué cuenta | Quién la mueve |
|---|---|---|
| Pedidas | Lo que se solicitó. | El técnico (o gestión) al solicitar. Baja si gestión cancela el faltante de una entrega parcial. |
| entregadas | Lo que el almacén ya le dio al técnico. Se puede entregar en varias veces. | Gestión, con Entregar. |
| instaladas | Lo que quedó puesto en el equipo. | El técnico o gestión, con Instalada / devuelta. |
| devueltas | Lo que regresó (sobró, llegó dañado o es la pieza vieja que se retiró). | El técnico o gestión, con Instalada / devuelta. |
Con estas cantidades el sistema calcula dos pendientes:
- Por entregar = pedidas − entregadas. Lo que el almacén todavía debe surtir.
- Por conciliar = entregadas − instaladas − devueltas. Piezas que ya están en manos del técnico y de las que todavía no se dice qué pasó.
En una solicitud rechazada o cancelada ambos pendientes valen 0.
Estados
Sección titulada «Estados»El estado se calcula solo a partir de las cantidades, salvo Rechazada y Cancelada, que son decisiones de una persona.
| Estado | Significa | Siguiente paso |
|---|---|---|
| Solicitada | El técnico la pidió. No se ha entregado nada. | Gestión la aprueba (si tu empresa exige aprobación), la rechaza o la entrega. |
| Aprobada | Gestión la aprobó. No se ha entregado nada. | Gestión la entrega. |
| Rechazada | Gestión dijo que no procede. Estado final. | Ninguno. Se puede ver el Motivo. |
| Entregada parcial | Ya se entregó una parte, falta otra. | Gestión entrega el resto o cancela el faltante. El técnico ya puede reportar lo que instaló o devolvió de lo recibido. |
| Entregada | Se entregó todo lo pedido, pero falta decir qué se instaló o devolvió. | El técnico registra Instalada / devuelta. |
| Cerrada | Todo lo entregado quedó instalado o devuelto. Estado final. | Ninguno. |
| Cancelada | Se retiró antes de entregarse nada. Estado final. | Ninguno. Se puede ver el Motivo. |
Movimientos de la bitácora
Sección titulada «Movimientos de la bitácora»Cada paso queda registrado con quién lo hizo, cuándo y cuántas piezas. Los tipos de movimiento son:
| Movimiento | Cuándo se registra |
|---|---|
| Solicitud | Al pedir la pieza. |
| Aprobación | Al aprobarla. |
| Rechazo | Al rechazarla. |
| Entrega | En cada entrega (parcial o total). Indica a quién se entregó. |
| Instalación | Al reportar piezas instaladas. |
| Devolución | Al reportar piezas devueltas, con su motivo: No usada, Dañada o Retirada del equipo. |
| Cancelación | Al cancelar la solicitud o el faltante de una entrega parcial. |
La regla para cerrar tickets: pedido − instalado − devuelto = 0
Sección titulada «La regla para cerrar tickets: pedido − instalado − devuelto = 0»Un ticket no se puede resolver ni cerrar mientras alguna de las refacciones de sus tareas tenga piezas sin cuadrar. Para cada solicitud vigente se calcula pedidas − instaladas − devueltas, y la suma tiene que dar 0. Las solicitudes rechazadas, canceladas y cerradas cuentan como 0.
- Esta regla no se puede forzar, ni siquiera un supervisor o un administrador.
- Cuentan también las tareas borradas del ticket: si ya tenían piezas entregadas, esas piezas siguen en manos de alguien.
- Para cuadrar: registra lo instalado o devuelto, o cancela lo que nunca se entregó.
El mensaje que sale al intentar cerrar es, por ejemplo: «No se puede cerrar el ticket: 3 piezas sin instalar ni devolver: Fusible 10A (2), Banda (1). Regístralas como instaladas o devueltas, o cancela las que no se entregaron.»
Reglas que conviene conocer
Sección titulada «Reglas que conviene conocer»- Al pedir una refacción, el ticket de la tarea puede pausarse solo, si tu empresa lo configuró. Se reanuda solo cuando ya no queda nada por surtir. Ver Configuración de refacciones.
- Al cancelar una tarea, sus refacciones aún no entregadas se cancelan solas (regla de operación «Al cancelar una tarea se cancelan sus refacciones aún no entregadas»). Si había una entrega parcial, se cancela solo lo que faltaba. Lo ya entregado no se cancela: hay que registrarlo como instalado o devuelto.
- Al borrar una tarea también se cancela lo no entregado. Pero si quedan piezas entregadas sin conciliar, la tarea no se puede borrar.
- En una tarea completada o cancelada ya no se pueden pedir piezas nuevas, pero lo que ya estaba pedido se sigue entregando y conciliando.
- Cada pieza instalada queda en el historial del equipo (activo) del cliente, como evento Refacción instalada.
- Solo gestión ve los costos de las piezas. El técnico no los ve.
- Hoy no hay inventario ni existencias por almacén: entregar no descuenta piezas y devolver no las regresa a un almacén.
Errores frecuentes
Sección titulada «Errores frecuentes»- «No se puede resolver el ticket: … piezas sin instalar ni devolver: …» o «No se puede cerrar el ticket: …»: hay solicitudes sin cuadrar en las tareas del ticket. Abre el ticket, revisa la tarjeta Refacciones y registra lo instalado o devuelto, o cancela lo no entregado.
- «No se puede borrar la tarea: … piezas sin instalar ni devolver: …»: la tarea tiene piezas entregadas sin conciliar. Regístralas como instaladas o devueltas antes de borrarla.
Preguntas frecuentes
Sección titulada «Preguntas frecuentes»¿Dónde veo las refacciones de un ticket?
Sección titulada «¿Dónde veo las refacciones de un ticket?»En el detalle del ticket aparece la tarjeta Refacciones con lo pedido en todas sus tareas de
campo. Si hay pendientes de surtir, muestra la etiqueta «N por surtir», que lleva a /refacciones.
¿Dónde veo qué piezas se le han puesto a un equipo?
Sección titulada «¿Dónde veo qué piezas se le han puesto a un equipo?»En Organizaciones → Equipos de clientes, en el detalle del equipo. Solo aparecen las solicitudes con piezas instaladas; si no hay, dice «Sin refacciones instaladas.».
¿El técnico puede pedir piezas desde la app sin internet?
Sección titulada «¿El técnico puede pedir piezas desde la app sin internet?»Sí. La app de campo permite pedir y reportar instaladas o devueltas sin conexión; se envían al recuperar la señal.