Solicitudes de refacciones

En la bandeja de refacciones el almacén (gestión: administrador, gerente o supervisor) ve lo que piden los técnicos de su equipo, lo surte y concilia lo instalado o devuelto. El técnico ve las refacciones que pidió para sus tareas. Las solicitudes se crean desde el detalle de la tarea.

Dónde está: menú lateral → Tareas y campo → Refacciones (/refacciones). Las solicitudes se crean en el detalle de la tarea: Tareas y campo → Tareas (/tareas) → abrir la tarea → sección Refacciones.

Recorrido por la pantalla

Parte	Para qué sirve
Por surtir	Solicitudes con algo pendiente de entregar: Solicitada, Aprobada y Entregada parcial. Es el filtro inicial para gestión.
Por conciliar	Solicitudes Entregada o Entregada parcial con piezas entregadas de las que no se ha dicho si se instalaron o devolvieron.
Abiertas	Todo lo que no está en un estado final (rechazada, cerrada, cancelada). Es el filtro inicial para el técnico.
Cerradas	Solo las solicitudes en estado Cerrada.
Todas	Todas, en cualquier estado.
Solo urgentes	Muestra únicamente las marcadas como urgentes.
Todos los técnicos	Filtra por el técnico de la tarea. Solo lo ve gestión.
Buscador Parte, descripción o tarea…	Busca por número de parte, descripción de la pieza o título de la tarea.
Catálogo	Botón arriba a la derecha que abre /refacciones/catalogo. Solo lo ve gestión.
Cada fila	Pieza, etiqueta Urgente, cantidades («Pedidas 3 · entregadas 2 · instaladas 1…»), fecha en que se pidió, técnico, tarea, folio del ticket (enlace), equipo, nota y Motivo si se rechazó o canceló. A la derecha, el estado.
Clic en el nombre de la pieza	Despliega la bitácora de movimientos de esa solicitud.
Cargar más	La lista trae 50 solicitudes a la vez.

Las urgentes aparecen primero, luego las más recientes.

Quién puede hacer qué

Acción	Técnico (agente)	Gestión (admin, gerente, supervisor)
Ver solicitudes	Solo las de tareas asignadas a él.	Las de las tareas de su equipo (sus subordinados), las suyas y las de tareas sin técnico.
Solicitar	En sus tareas.	En las tareas de su equipo.
Aprobar / rechazar	No.	Sí.
Entregar	No.	Sí.
Registrar instaladas / devueltas	En sus tareas o lo que él pidió.	Sí.
Cancelar sin nada entregado	Si él la pidió o es el técnico de la tarea.	Sí.
Cancelar el faltante de una entrega parcial	No.	Sí.
Ver costos	No.	Sí.

Cómo solicitar una refacción

1. Abre la tarea de campo en Tareas y campo → Tareas (/tareas).
2. En la sección Refacciones, clic en Solicitar refacción.
3. En Buscar refacción, escribe al menos 2 letras del número de parte, la descripción o la marca, y elige la pieza de la lista. Solo aparecen las refacciones activas del catálogo.
4. Si la pieza no está en el catálogo (sale «No está en el catálogo.»), clic en Pedir una pieza que no está en el catálogo y llena Descripción de la pieza y, si lo sabes, Número de parte. Para volver a la búsqueda, clic en Buscar en el catálogo.
5. Escribe la Cantidad (entero de 1 a 10000).
6. Opcional: escribe una Nota (para qué es, falla observada…) y marca Urgente si corre prisa.
7. Clic en Solicitar.

Sale el aviso «Refacción solicitada» y la solicitud queda en Solicitada. Se avisa al jefe directo del técnico de la tarea; si el técnico no tiene jefe, a los administradores. Si es urgente, el aviso empieza con «URGENTE:». Si tu empresa configuró la pausa automática, el ticket de la tarea se pone en pausa. La pieza se asocia al equipo de la tarea.

Cómo aprobar o rechazar una solicitud

Solo gestión. Los botones aparecen mientras la solicitud está en Solicitada.

1. Entra a /refacciones (o al detalle de la tarea) y localiza la solicitud. El filtro Por surtir las muestra.
2. Para aprobar, clic en Aprobar. Pasa a Aprobada.
3. Para rechazar, clic en Rechazar, escribe el Motivo (opcional) y clic en Confirmar. Pasa a Rechazada.

Al rechazar se avisa a quien la pidió y al técnico de la tarea con el motivo. Una solicitud ya aprobada no muestra el botón Rechazar; si ya no procede, usa Cancelar.

Aprobar solo es obligatorio si tu empresa activó Las solicitudes requieren aprobación (ver Configuración de refacciones). Si no, puedes entregar directamente.

Cómo entregar una refacción (parcial o total)

Solo gestión.

1. En /refacciones, filtro Por surtir, localiza la solicitud.
2. Clic en Entregar.
3. En Cantidad aparece lo que falta («faltan N»). Déjalo así para entregar todo o escribe un número menor para una entrega parcial.
4. Opcional: escribe una Nota (guía de paquetería, quién recoge…).
5. Clic en Registrar entrega.

Si entregaste menos de lo pedido, la solicitud queda en Entregada parcial y sigue en Por surtir; repite los pasos para entregar el resto. Si entregaste todo, pasa a Entregada. La entrega se registra a nombre del técnico de la tarea y a él le llega el aviso «Refacción entregada» (con «faltan N» si fue parcial). Cuando ya no queda nada por surtir en el ticket, la pausa automática se quita sola.

Cómo registrar refacciones instaladas o devueltas

Lo hace el técnico de la tarea, quien pidió la pieza o gestión. El botón aparece cuando hay piezas entregadas sin conciliar.

1. Localiza la solicitud en el detalle de la tarea o en /refacciones (filtro Por conciliar).
2. Clic en Instalada / devuelta.
3. En Instaladas, escribe cuántas quedaron puestas en el equipo (de inicio propone todas las entregadas sin conciliar).
4. En Devueltas, escribe cuántas regresan. Si es más de 0, elige el Motivo de devolución:
   • No usada: sobró y regresa en buen estado.
   • Dañada: llegó mal o se dañó; regresa para garantía o merma.
   • Retirada del equipo: la pieza vieja que se quitó del equipo.
5. Opcional: escribe una Nota.
6. Clic en Guardar.

Instaladas + devueltas no puede pasar de lo entregado sin conciliar. Cuando todo lo entregado quedó instalado o devuelto y no falta nada por entregar, la solicitud pasa a Cerrada. Lo instalado entra al historial del equipo como Refacción instalada.

Si en una misma vez devuelves piezas con motivos distintos (por ejemplo, una no usada y una dañada), regístralas en dos pasos, porque cada registro lleva un solo motivo.

Cómo cancelar una solicitud

1. Localiza la solicitud.
2. Clic en Cancelar (si no se ha entregado nada) o en Cancelar faltante (si es una entrega parcial; solo gestión).
3. Escribe el Motivo (opcional) y clic en Confirmar.

• Sin nada entregado: la solicitud pasa a Cancelada.
• Con entrega parcial: se cancela solo lo que faltaba. Las Pedidas bajan a lo ya entregado y la solicitud queda Entregada (o Cerrada, si ya estaba todo conciliado). Lo entregado se tiene que registrar como instalado o devuelto.
• Una solicitud Entregada completa ya no se cancela: registra lo instalado o devuelto.

Cómo marcar una solicitud como urgente

Marca la casilla Urgente al solicitarla. Después no se puede cambiar desde el portal. Las urgentes salen primero en la bandeja, con la etiqueta Urgente, y se pueden ver solas con Solo urgentes.

Cómo ver la bitácora de una solicitud

• En /refacciones: clic en el nombre de la pieza.
• En el detalle de la tarea o del ticket: clic en la flecha a la izquierda de la pieza (Ver historial).

Cada línea muestra el movimiento (Solicitud, Aprobación, Rechazo, Entrega, Instalación, Devolución, Cancelación), la cantidad, el motivo de devolución, la fecha, quién lo hizo, a quién se entregó y la nota.

Reglas que conviene conocer

• En una tarea completada o cancelada desaparece el botón Solicitar refacción, pero lo ya pedido se puede seguir entregando y conciliando.
• No se pueden pedir piezas para una tarea cuyo ticket está cerrado o fusionado.
• Si tu empresa exige aprobación, el botón Entregar aparece igual, pero el sistema no deja entregar hasta aprobar.
• La pieza se instala en el equipo de la tarea. Solo puede ser un equipo del mismo cliente de la tarea.

Errores frecuentes

• «Primero hay que aprobar la solicitud»: tu empresa exige aprobación. Clic en Aprobar y luego en Entregar.
• «Solo faltan N por entregar»: la cantidad que escribiste es mayor a lo que falta.
• «No hay nada por entregar en esta solicitud»: ya se entregó todo o la solicitud está rechazada, cerrada o cancelada.
• «Solo hay N entregadas sin conciliar»: instaladas + devueltas pasa de lo que se entregó. Si te faltan piezas, primero gestión tiene que registrar la entrega.
• «Esta solicitud ya no está vigente»: está rechazada o cancelada; no se le registran instaladas ni devueltas.
• «Solo se aprueba lo que está solicitado»: la solicitud ya no está en Solicitada.
• «Ya se entregó algo: no se puede rechazar»: usa Cancelar faltante o registra lo instalado o devuelto.
• «Esta solicitud ya no se puede cancelar»: ya se entregó todo; registra lo instalado o devuelto.
• «No puedes cancelar esta solicitud»: eres técnico y no la pediste ni eres el técnico de la tarea.
• «Solo gestión puede hacer esto»: aprobar, rechazar, entregar y cancelar el faltante son de administrador, gerente o supervisor.
• «Solo puedes trabajar refacciones de tus tareas»: la tarea no está asignada a ti.
• «Esa tarea no es de tu equipo»: eres de gestión y la tarea es de un técnico fuera de tu equipo.
• «Esa refacción está dada de baja»: la pieza está inactiva en el catálogo. Pide otra o pide que la reactiven.
• «XXXX no está en el catálogo: describe la pieza»: escribiste un número de parte que no existe sin llenar la descripción.
• «La tarea está completada: no se puede pedir refacciones. Reábrela cambiando su estado para hacerlo.» (o «cancelada»): la tarea está cerrada.
• «El ticket está cerrado: no se puede pedir refacciones. Reábrelo para hacerlo.»: reabre el ticket primero.

Preguntas frecuentes

¿El técnico ve el costo de las piezas?

No. Solo administrador, gerente y supervisor ven costos.

¿Puedo entregar una pieza a otro técnico?

Desde el portal, la entrega siempre se registra a nombre del técnico asignado a la tarea.

Pedí de más, ¿qué hago?

Si ya te entregaron las piezas, regístralas como Devueltas con motivo No usada. Si no te las han entregado, cancela la solicitud y pide la cantidad correcta.

¿Por qué mi ticket se pausó solo?

Porque tu empresa configuró que el ticket se pause mientras espera refacciones. Se reanuda solo cuando todas sus solicitudes quedan sin nada por surtir (entregadas, rechazadas o canceladas).